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如何用Excel制作目录

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你是否知道excel还能制作目录呢?一个公式也不用就可以轻轻松松制作出来,这篇文章将为你详细讲解三种超实用的方法,让我们快快学起来轻松提高工作效率吧!

一、用excel自带的“检查功能”制作目录

“检查功能”是啥?是不是在此之前从来没听说过。其实在“检查功能”中,有两个地方可以用来制作目录,一是“检查兼容性”,二是“检查辅助功能”。我们分别来说说它们都是如何制作目录的。首先是 “检查兼容性”,它的主要作用就是检查出当前工作表中所使用的功能是否有2003版本的excel无法支持的功能。是不是还不太明白?没关系,看完操作,就懂了!

操作步骤:

①  输入公式

按照上篇文章中提到的批量录入的方法,在每个工作表的一处空白单元格中,输入公式“=xfd1”。

②  自动生成“超链接列表”

点击“文件”-“信息”,在“检查工作簿”的左侧,“检查问题”的下拉选项中,点击“检查兼容性”。

图1

在弹出的“兼容性检查器”窗口中,点击“复制到新表”,生成“兼容性报表”。

图2

此时,大家可以发现,在刚刚生成的“兼容性报表”中,E列已经自动生成了带链接的工作表名称。

图3

原理:“=xfd1”表示等于excel中第16384列单元格的数据,由于03版本的excel仅支持256列*65536行的工作表格式,因此无法兼容该公式。使用检查功能就可以列出03版本的excel不能兼容的数据所在的工作表名。

③  制作目录表

将E列中生成的工作表链接复制到名为“目录”的工作表中,使用替换快捷键CTRL+H,把“'!A2”替换为空。

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最后再制作一个返回“目录”表的链接。

④  制作返回“目录”表的链接

删除“兼容性报表”,并按照之前批量录入数据的方法,选中除“目录”外的工作表,在其空白单元格中,输入公式:=HYPERLINK("#目录!A1","返回目录"),完成操作!

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优点:方便快速添加,不需要记忆公式。

缺点:① 只适用于2003版本以上,并且目录不能随着工作表的变动而自动更新。

② 如果要实现双向跳转的目录,会占用多余页面的空间。

下面我们再来说说“检查辅助功能”,它的主要作用是检查出工作表中可能会为残疾人士带来困扰的数据,并提出解决建议。是不是同样一头雾水?没关系,一起来操作一下吧!

操作步骤:

使用批量录入数据的方法,在每个工作表的一处空白单元格中,输入任字符,字体颜色设置为白色,这里输入字符“囡”。然后再点击“文件”-“信息”,在“检查工作簿”的左侧,“检查问题”的下拉选项中,点击“检查辅助功能”,目录就制作完成了。

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原理:我们这里把字体颜色设置为白色,使字体颜色与背景色相近。对于视力不太好的人来说,阅读与背景对比度较低的文本通常会觉得比较吃力。所以辅助功能检查器就认为这是会给残疾人带来困扰的数据,于是将它们都查找了出来。

优点:① 方便快速添加,不需要记忆公式。

② 可以实现双向跳转。

缺点:① 会改变原本工作表中的数据。

② 目录不能随着工作表的变动而自动更新。

二、监视窗口

嗯?监视窗口又是什么鬼?是不是发现自己漏掉了好多excel功能?顾名思义,监视窗口主要是用来监视工作表中的单元格及其公式。听起来似乎和目录没什么关系,别着急,下面我们就一起来看看如何使用监视窗口制作目录。

操作步骤:

① 在“公式”选项卡下,点击“监视窗口”。在“监视窗口”中点击“添加监视”,依次加入各个工作表。

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② 添加完成后,双击“监视窗口”中的工作表名称,即可实现快速跳转。

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此外,监视窗口还可以像其他工具栏一样进行移动或停靠,可以将监视窗口置于工作表的上下左右侧。

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优点:① 方便快速添加,不需要记忆公式

② 可以实现双向跳转,放置目录的位置比较灵活

缺点:目录不能随着工作表的变动而自动更新。

三、VBA生成目录

在上一篇教程中,给大家留下了一个问题:如何既能在不占用多余页面空间的基础上,实现双向跳转,又能让目录实现自动更新呢?答案就是VBA。

单击目录中的工作表名称,即可跳转到相应的工作表中,双击其他的工作表单元格,即可返回目录页面。

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如果工作簿中的工作表发生变动,被删除,或者增加,目录也可以实现自动更新,只需要在删除或者增加工作表后,重新运行VBA中的第一段代码即可。

比如,我们增加一个工作表,再删除“炫富三件套”工作表。接着在EXCEL对象里面的“Sheet1(目录)”中,点击第一段代码,并点击“运行”按钮。再返回工作表中,就会发现,目录已经自动更新了。

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最后,将工作簿选择保存为“excel启用宏的工作簿.xsml”,即完成操作。

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文章名称:《如何用Excel制作目录》
文章链接:https://www.adminn.cn/news/25759.html
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